¿Cómo Solicitar una Cotización de Software para tu e-commerce?



Con la finalidad de lograr que este artículo se aplique de manera práctica y real, vamos a utilizar como ejemplo a una Agencia de Viajes que ha decidido montar un canal de e-commerce para vender actividades y paquetes de turismo.

Karal es una emprendedora de actividades de Turismo en el Perú que inició la venta de paquetes de turismo a través de las redes sociales, luego abrió su tienda online muy bonita utilizando Shopify y siente que su tienda es como una vitrina donde muestra fotos y experiencias, pero no vende online.

La necesidad ahora es cuando un turista que ingrese a su tienda online, pueda seleccionar un paquete de turismo, elegir la fecha y hora y hacer la reserva considerando la cantidad de niños y adultos y sobre todo, seleccionar el hotel, tipo de habitación y servicios complementarios. 

Esto está generando mucha incertidumbre en ella, no sabe a quién pedir, cómo pedir y no tiene idea cuánto le puede costar esta personalización a su tienda online. Lo que sí está segura es que venderá muchísimo más y su principal actividad será lograr la satisfacción de sus clientes.

Requerimiento para una Cotización (RFQ)

Existen varios documentos que puede utilizar Karal, requerimiento para información (RFI), requerimiento para una propuesta (RFP) y requerimiento para una cotización (RFQ). Sobre este último vamos a expandirnos más y lograr que ella pueda contratar lo que necesite con los riesgos controlados.

Un RFQ es un proceso de negocios estándar cuyo propósito es invitar a proveedores a un proceso de selección para que comuniquen el costo de un servicio o producto o un mezcal de ambos, sin embargo, elaborar este documento puede ser una tarea compleja, para ello te damos los 4 pasos para hacerlo

4 Pasos para elaborar un RFQ

Para elaborar este documento, utiliza términos de negocio orientados a la experiencia de usuario. El proveedor que responda tu solicitud, le encantará responderte en los mismos términos  a mayor detalle y seguro con algún anexo de los detalles técnicos de software.

  1. Propósito del servicio

Describe para que estas buscando personalizar tu tienda online, que esperas lograr en términos de negocio con énfasis en la experiencia de usuario y para ello debes dar detalles de tu negocio (métricas) y mejor aún, compartir la URL de tu tienda online.

Ejemplo: 

Convertir a karal.pe en un canal de ventas 100% online, orientado para el segmento que está acostumbrado a realizar comprar online sin necesidad de ayuda de vendedores y toman la decisión con base a la información, videos y fotos que se les brinda. 

En caso que los visitantes pertenezcan a otro segmento, redirigirlos a través de un chat, teléfono o email a nuestro canal de atención personalizada, donde se le hará una venta asistida por personal especializado, tal como lo hacemos actualmente. 

Esperamos que de cada mil (1,000) visitantes, diez (10) realicen una compra, por lo tanto, necesitamos optimizar su experiencia de compra, quitando todos los obstáculos o distractores que existen y brindar la velocidad de carga de páginas y fotos, así como la facilidad de pago.

  1. Descripción del servicio de personalización

La descripción del servicio debe ser detallada en cuanto a necesidades y mejor aún, si está se puede traducir en una maqueta que muestre la personalización que estamos buscando.

Ejemplo:

Karal.pe es una tienda online construida con Shopify y tiene la lista de todos los paquetes de turismo como si se tratase de una tienda de ropa, tiene una pasarela de pago Paypal que nunca se ha utilizado.

En la imagen se muestra la personalización que karal.pe está solicitando, cada vez que un visitante haga clic sobre algún paquete, debe abrirse una página que le muestre toda la información que requiera, así como fotos para que pueda pueda personalizar su compra y proceder a pagar.

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  1. Alcance del servicio o producto

Aquí es donde debes especificar o establecer los entregables que esperas como producto o servicio, de tal manera que el proveedor tenga los elementos suficientes para que pueda estimar el costo de sus servicios y brindarte una cotización.

Ejemplo:

La página que Karal.pe debe mostrar a un cliente cuando este haga clic en un determinado paquete debe tener las siguientes opciones:

  1. Carrousel manual de imágenes, cuando un visitante haga clic sobre cualquiera de ellas, esta se cargue en menos de 1 segundo, de tal manera que sea imperceptible para el cliente y no sea un motivo de “fuga”.

Las imágenes deben estar optimizadas en cuanto a color (resaltar los colores vivos)  y “peso” (reducir el tamaño sin afectar la calidad de la imagen).

  1. Características de la descripción del servicio

Al momento de describir el servicio, debe permitir al encargado de subir el paquete de turismo, una descripción amigable y que el editor le permita elegir el tipo, tamaño y color de letra sin contar con  conocimiento de ningún lenguaje o codificación especial.

Para facilitar la descripción del servicio, este debe contar con una plantilla que debe abrirse automáticamente y permita escribir el resumen o propósito del paquete de turismo, el punto de partida, el itinerario, que incluye y que no incluye el servicio, las actividades que se llevarán a cabo y las alertas o notificaciones importantes que el servicio requiere. 

  1. Permitir al visitante seleccionar la fecha y en caso que lo requiera, la hora en la que se prestará el servicio.

  2. Debe mostrar la cantidad de cupos disponibles

  3. Debe mostrar el costo del servicio por persona

  4. Debe permitir seleccionar la cantidad de paquetes considerando si es adulto o niño y en cada caso, aplicar el precio que corresponda.

  5. Antes de proceder al pago y sin necesidad de actualizar la página, debe totalizar el costo del servicio o paquete de turismo.

  6. Mostrar las tarjetas de pago disponible 

  7. Al momento de hacer clic para proceder al pago, abrir la página de pago. En caso que el proveedor tenga alguna propuesta de mejora de esta página, debe especificar en su propuesta de cotización.

  1. Costo

Aquí se debe solicitar explícitamente que la cotización debe ser detallada en cuanto al tiempo y materiales (fábrica de software u horas de programadores) y la capa de gestión (jefe de proyecto, arquitecto de solución u otros) necesaria para cumplir con el servicio.

Ejemplo:

El costo del servicio de la personalización solicitada por Karal.pe debe ser detallada por componentes en cuanto a tiempo, materiales y capa de gestión

En algunos casos, no es recomendable, se puede establecer el presupuesto que tenemos disponible para esta personalización. Suele ser útil para establecer las expectativas de ambas partes desde el inicio.




Tercerización de la operación del servicio

En caso que esté buscando tercerizar la operación del servicio (parte o todo)  es necesario especificar el alcance del servicio y  los niveles de servicio requerido. Esto lo trataremos en otro artículo.

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